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Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, in wenigen Wochen oder Tagen geht es los. Doch statt Hände zu schütteln und ins Büro zu fahren, starten Sie Ihren ersten Arbeitstag wegen Corona aus dem Homeoffice. Viele Fragen ergeben sich hier sowohl für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger als auch Berufserfahrene, wirft das virtuelle Onboarding und Ankommen im Unternehmen häufig andere oder zusätzliche Fragen auf als das persönliche Willkommen vor Ort:

  • „(Wann) erhalte ich technisches Equipment?“
  • „Was ist, wenn mein Internet spinnt?“
  • „Wie ist mein Onboarding geplant?“
  • „Was wird im Homeoffice von mir erwartet?“
  • „Welche Tools nutzt mein Unternehmen für den Austausch?“
  • „Wie mache ich mich im Team bekannt?“
  • „Wie lerne ich das Team kennen und worüber kann ich mit ihnen reden?“
  • „Habe ich für Fragen eine Ansprechpartnerin bzw. einen Ansprechpartner?“

Nach einem Jahr Corona haben auch die meisten Unternehmen diese und andere Fragen in ihren Onboarding-Prozess miteinfließen lassen, um Ihnen als neuem Mitarbeiter oder neuer Mitarbeiterin einen unterstützenden Start zu bieten. An diesem können Sie sich aber gleichermaßen beteiligen, um nicht nur Ihren ersten Arbeitstag bei Ihrem neuen Arbeitgeber erfolgreich zu gestalten.

Im Folgenden zeigen wir anhand zweier realer Erlebnisse unserer Alumni aus dem Coronajahr 2020 und einem Beispiel aus dem Netz auf, wie das virtuelle Onboarding stattfinden kann. Zudem verraten wir Ihnen fünf Tipps, die Ihnen schon vor Beginn, aber auch in der ersten Zeit Ihrer Neuanstellung helfen, eine vertrauensvolle und produktive Basis für ein langfristiges Arbeitsverhältnis zu schaffen.

Onboarding-Erfahrungen während Corona

Vor der ausbrechenden Corona-Pandemie noch beim Spazierengehen das Praktikum mit dem Geschäftsführer vereinbart, startete Lisa Lokotsch als eine der ersten unserer Teilnehmenden im März 2020 direkt aus dem Homeoffice in ihr 40-tägiges Praktikum: „Das war wirklich spannend und etwas anders als zuvor geplant. Dadurch dass wir aber jeden Tag Telefonkonferenzen hatten, konnte ich mich gut einbringen und angelernt werden.

Bei ihrem anschließenden Start in einem IT-Unternehmen begegnete sie dann einer Mischform für ihr Onboarding: „Grundsätzlich findet das Onboarding aktuell aus dem Homeoffice statt. Aufgrund einiger meiner Aufgaben wie beispielsweise dem Videoschnitt und den damit verbundenen Hardware-Anforderungen fand in meinem Fall die Einarbeitung im Office statt. Daher saß ich die erste Woche gemeinsam mit meiner Vorgesetzten jeden Tag im Großraumbüro, um den Arbeitsablauf kennenzulernen und direkt Fragen stellen zu können.

Auch Dr. Daniela Keinhörster realisierte im Coronajahr ihren Berufseinstieg und durchlief nach den ersten drei Tagen ein eher virtuell geprägtes Onboarding: „Dann habe ich die Teamleiterin vor Ort persönlich kennengelernt, meine Arbeitsmaterialien erhalten und bin nun seit Tag 4 im Homeoffice. Mit meiner CSL-Ansprechpartnerin stehe ich über Microsoft Teams im engen Austausch, da wir nur zu zweit sind. Das hat auch beim schnellen Einstieg in die alltäglichen Aufgaben geholfen.

Im Netz finden sich ebenfalls viele spannende Beispiele zum Onboarding in Corona-Zeiten. Das Unternehmen Henkel plant für Victoria Bulanova und weitere neue Mitarbeiter beispielsweise pro Woche fünf bis sieben feste 30-minütige Zeitslots für einen Videoaustausch ein. „Das Ziel: die persönlichen Seiten der elf Teamkollegen kennen zu lernen, schließlich entfällt der Plausch in der Kaffeeküche.“, schreibt das Handelsblatt. Auch Frau Bulanova schätzt die Möglichkeit: „Die Videoschalten sind schon sehr wertvoll, weil ich so überhaupt mit den Kollegen in Verbindung treten kann. Das hat mir den Start erleichtert.

Fünf Tipps, wie Sie Ihr Onboarding auch in Corona positiv mitgestalten

Für einen erfolgreichen Einstieg in Ihren neuen Job ist Kommunikation im Onboarding-Prozess das A und O – auch virtuell. Mit einigen kleinen, aber praktischen Tipps gelingt es Ihnen, Ihr virtuelles Onboarding positiv und aktiv mitzugestalten:

1. Kontakt nicht verlieren und virtuellen Onboarding-Prozess klären

Zwischen Vertragsunterzeichnung und tatsächlichem Jobbeginn liegen zumeist noch einige Tage, manches Mal sogar Wochen. Um auch in dieser Zeit nah am Unternehmen zu bleiben und für den ersten Arbeitstag eine sicherheitsgebende und freundlich-vertraute Atmosphäre zu schaffen, lohnt es sich, auch in der Phase vor Jobbeginn Kontakt zur Unternehmens-Ansprechpartnerin oder zum -Ansprechpartner zu halten.

Haken Sie nach, wie sich Ihr erster Arbeitstag und Ihr gesamtes Onboarding unter Corona gestaltet: Erhalten Sie Ihr technisches Equipment vorab per Post oder startet Ihr erster Tag im Office? In welchen Schritten geschieht die Einarbeitung auf Distanz? Wer ist Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin bei fachlichen Fragen oder technischen Herausforderungen?

Hinweis: Die richtige Dosis macht es: Sammeln Sie Ihre Fragen und klären Sie Ihre Anliegen in einigen effizienten und gut gestalteten Gesprächen, die weder ausufern noch Überhand nehmen.

2. Proaktiv agieren und Teamgefühl steigern

Für ein frühes Verbundenheitsgefühl kann es sinnvoll sein, sich schnellstmöglich eine virtuelle Führung durchs Haus sowie eine Teambesprechung zu wünschen. Möglicherweise sind Sie im Rahmen des Unternehmens-Onboarding-Prozesses ohnehin vorab zu einem Online-Event oder einer mitarbeiterinternen Gruppe eingeladen. Nutzen Sie diese Chancen und lernen Sie das Team und die digitalen Kommunikationstools bereits vor Jobbeginn ungezwungen kennen. Erstellen Sie hierfür vielleicht eine kurze „Betriebsanleitung für mich“, in der Sie erwähnen, was Sie gut können, was Ihre Interessen und Hobbies sind und was Sie nicht mögen. Erfragen Sie solche Themen auch bei Ihren Kollegen. Achten Sie jedoch auf Ihr Gegenüber: Ist die Kollegin oder der Kollege aufgeschlossen, dann können Sie mit diesen Fragen auf sympathische Weise das Eis brechen und nebenbei erfahren, worüber Sie mit Ihrer Kollegin oder Ihrem Kollegen sprechen können.

Einige Unternehmen haben sogar virtuelle Kaffee-Counter eingerichtet, die Sie proaktiv für sich einsetzen können. „Gerade in diesen informellen Runden lässt sich der Kontakt leichter knüpfen und sie können eine gute Ausgangsbasis für die Vereinbarung von Einzelsessions mit Kollegen sein.“, schreibt Viola Klingspohn in ihrem Onboarding-Artikel. Auch ein gemeinsamer Tagesausklang mit den Kollegen könnte angeregt werden, um gemeinsame Projektfortschritte zu teilen oder auch in Corona-Zeiten ein Feierabendgetränk gemeinsam zu genießen. Möglicherweise gibt es solche Online-Rituale bereits im Team? Fragen lohnt sich.

3. Beobachten und zuhören

Auf der anderen Seite ist es aber genauso entscheiden, zu beobachten, mitzulesen und zuzuhören. Vielleicht nehmen Sie in Meetings automatisch wahr, wer die Besprechungen aktiv oder passiv lenkt oder sogar führt. Möglicherweise merken Sie, dass in der unternehmensorientierten Chatgruppe kein Platz für Persönliches ist, sondern es dafür eine zweite Gruppe gibt, die ihren Fokus auf die Mitarbeitervernetzung legt.

Es empfiehlt sich also manches Mal auch, aktiv zuzuhören statt Fragen zu stellen, um die Feinheiten Ihres Unternehmens und seine Kommunikationskultur wahrzunehmen. Dadurch können Sie sich auch so manches Fettnäpfchen ersparen, was online für den ersten Eindruck sogar noch entscheidender sein könnte als vor Ort in Präsenz.

4. Feedback einfordern und Erwartungen klären

Nach einigen ersten Arbeitstagen wird – je nach Unternehmensgröße – der Chef oder direkte Vorgesetzte eine kleine Feedbackrunde mit Ihnen anstreben. Hier sind Erwartung und Anerkennung zwei wichtige Punkte, die beide Seiten im Hinterkopf behalten sollten. Nicht nur das Unternehmen reflektiert die ersten Tage Ihres Onboardings, auch Sie sind hier gefragt. Erzählen Sie, wie Ihr Einstieg verlaufen ist, was gut funktioniert hat und wo Sie Optimierungspotenziale sehen.

Vor allem können Sie hier klären, was Ihr Unternehmen sich von Ihrer Rolle wünscht und wie Sie das Team noch besser unterstützen können. Gleichzeitig haben Sie Gelegenheit Ihre Erwartungen und Bedürfnisse zu kommunizieren, um diesen Wünschen entsprechen zu können: Was benötigen Sie für Ihren Arbeitsablauf und Ihr optimales Onboarding?

Zusatztipp: Legen Sie sich vorab ein kleines Onboarding-Tagebuch an – digital oder analog – und notieren Sie die Stärken und Herausforderungen der ersten Tage. Das hilft, um Erfolge und Misserfolge besser kommunizieren und klarmachen zu können, wo mehr Unterstützung benötigt wird.

5. Engen Austausch mit Buddy pflegen und Fragen stellen

Eine ausgezeichnete Hilfestellung ist auch der Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin, die Ihr Unternehmen Ihnen idealerweise für Ihr Onboarding an die Seite stellt: Oftmals Pate, Patin, Buddy, Mentorin oder Mentor genannt. Mit ihm oder ihr können Sie die internen Spielregeln und die soziale Kultur des Unternehmens kennenlernen. Ein wöchentlicher Serientermin mit Ihrer Patin oder Ihrem Paten unterstützt Sie, Kontakt mit ihr oder ihm zu halten. Außerdem bietet der Termin Ihnen die Chance, Fragen zu stellen, die Sie sich bestenfalls während Ihres Onboardings und beim „Über-die-Schulter-gucken“ in verschiedenen Abteilungen notiert haben.

Hinweis: Nicht jeder Buddy eignet sich gleichermaßen für Berufseinsteiger und Berufserfahrene. Als Neuling benötigen Sie konkretere Unterstützung, Tools und Anlaufstellen im Team, die Sie in einem Feedbackgespräch anmerken können.

Mit der richtigen Kommunikation im Job durchstarten

Wie aus den vorherigen Beispielen und den Tipps hervorgeht, spielt Kommunikation auch im virtuellen Onboarding eine entscheidende Rolle. Kaum verwunderlich, ist es doch die Motivation, die Anerkennung, das Vertrauen, das Team – eben das persönliche Miteinander, was Menschen dazu verleitet, sich mit einem Unternehmen wohl zu fühlen und sich auf lange Sicht zu identifizieren und zu binden. Dazu kann sowohl das Unternehmen selbst, aber auch die Person, die das Onboarding durchläuft, beitragen: Sie. Daher wünschen wir Ihnen ein aktiv mitgestaltetes Onboarding und einen erfolgreichen Start in Ihren neuen Job – trotz Corona!

Teilen auch Sie gerne Ihre Erfahrung und Tipps mit uns! Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!


 


 

 

 

 

 

Dies ist der Karriereblog von LVQ.de. Unsere Artikel werden verfasst von unserem Redaktionsteam bestehend aus Angela Borin, Lars Hahn und Martin Salwiczek.

Die LVQ Weiterbildung gGmbH bietet Weiterbildungen für Fach- und Führungskräfte und Akademiker. Unser Vollzeitangebot mit anerkannten Abschlüssen kann zum Beispiel über den Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit gefördert werden. Besonderes Augenmerk legen wir auf Präsenzunterricht mit Dozenten aus der beruflichen Praxis und der weiterbildungsbegleitenden Unterstützung bei der Jobsuche.

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Foto Angela Borin

Autor

Angela Borin

ist Mitarbeiterin in der Online-Kommunikation und im Online-Marketing bei der LVQ. Als Berufseinsteigerin schreibt sie insbesondere über Berufsorientierung und Jobsuche.