Bewerbung: Mit Empfehlungsschreiben und Referenzen überzeugen

Empfehlungsschreiben oder Referenzen können eine Bewerbung entscheidend aufwerten. Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis sind sie persönliche Bewertungen aus dem Arbeitsumfeld des Bewerbers und geben somit aussagefähige Informationen über den Kandidaten.
Da wenige Bewerber Empfehlungsschreiben oder Referenzen nutzen, sind sie eine gute Möglichkeit, sich einen Vorsprung gegenüber Konkurrenten um eine Position zu verschaffen.
Manche Bewerber sind sogar auf Referenzen oder Empfehlungsschreiben angewiesen. So zum Beispiel, wenn der vorherige Arbeitgeber insolvent gegangen ist und es versäumt wurde, ein Arbeitszeugnis anzufordern. Auch ehemalige Freiberufler oder Selbstständige die sich auf Angestelltenpositionen bewerben, sollten von Kunden oder Auftraggebern Referenzen einholen.

Nachdem wir in den vorherigen beiden Beiträgen auf das Arbeitszeugnis als Pflichtelement der Bewerbung eingegangen sind, schauen wir uns heute den Aufbau und die Besonderheiten von Empfehlungsschreiben und Referenzen an.  

Das Arbeitszeugnis in der Kritik

Es ist paradox mit dem Arbeitszeugnis. Wird es auf der einen Seite als Bestandteil der Bewerbung von Arbeitgebern verlangt und sollte wohlwollend formuliert sein, zweifeln gerade deswegen viele Personaler den Wert von Arbeitszeugnissen an. Wohlwissend, dass ein Großteil der Arbeitszeugnisse standardmäßig verfasst, vor Gericht erstritten oder gar selbst formuliert werden.

Daher steckt das Konstrukt des Arbeitszeugnisses schon seit einigen Jahren in der Krise. Die Anfertigung der Arbeitszeugnisse sei „zu einem relativ sinnfreien Ritual mutiert“, sagen die Autoren einer Studie der Jenaer Erst-Abbe-Hochschule in einem Beitrag der FAZ. Es sei „ eine schablonenhafte Erstarrung eingetreten, weil oft nur noch mit Zeugnisgeneratoren gearbeitet wird oder Textbausteine aus der Literatur oder dem Internet verwendet werden.

Die Studie wurde 2016 veröffentlicht, dennoch werden Arbeitszeugnisse weiterhin als Pflichtelement der Bewerbung gefordert. Von der Aussagekraft her geht das Arbeitszeugnis jedoch kaum über einen Nachweis Ihrer erbrachten Tätigkeiten und der Tatsache, dass Sie sich nichts haben zu Schulden kommen lassen hinaus. Wollen Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber hingegen ein persönliches Bild Ihrer vorherigen Tätigkeiten, Ihres Leistungsvermögens und Ihrer Eigenschaften geben, empfehlen wir Ihnen, sich um eine Referenz oder ein Empfehlungsschreiben zu bemühen.

Wie unterscheiden sich Empfehlungsschreiben und Referenzen?

Empfehlungsschreiben und Referenzen unterliegen im Gegensatz zu Arbeitszeugnissen keinen formalen rechtlichen Regeln. Das Empfehlungsschreiben ist ein schriftliches Dokument mit einer positiv wertenden Empfehlung zugunsten der bewertenden Person, sei es ein Arbeitnehmer oder freiberuflicher Auftragnehmer. In der Regel wird das Schreiben von einer dem Bewerber vertrauten Person erstellt – häufig vom direkten Vorgesetzten oder dem direkten Kunden.

Referenzen sind allgemeiner formuliert und daher weniger persönlich als Empfehlungsschreiben. Sie können sowohl in schriftlicher Form erbeten werden, als auch telefonisch. Der Arbeitnehmer oder Freiberufler wird positiv bewertet und für eine bestimmte Aufgabe oder Position empfohlen.  

Der Aufbau beider Schreiben ist relativ ähnlich. Der Absender der Referenz oder des Empfehlungsschreibens tritt als Gutachter auf. Anders als das Arbeitszeugnis sind die beiden Texte in der Ich-Form verfasst. Aus diesem Grund dürfen die Formulierungen hier auch etwas direkter und persönlicher ausfallen.

Empfehlungsschreiben und Referenzen: Definition und Aufbau

Folgende Elemente sind bei Empfehlungsschreiben und Referenzen enthalten:

  • Name, Adresse und Telefonnummer des Ausstellers
  • Datum
  • Betreff (hier werden Sie namentlich erwähnt)
  • Kurze Selbstvorstellung
  • Ausstellungsgrund
  • Datum und Unterschrift

Bestandteile eines Empfehlungsschreibens sind eine sachliche Empfehlung, die erreichten Qualifikationen, die Erfolge und eine Empfehlung des Begutachteten (siehe vertiefend dieser Beitrag im Magazin von Staufenbiel). In der Referenz werden der Zeitraum genannt, in dem man zusammengearbeitet hat, und zudem Qualifikationen, Erfolge und die Bewertung des Sozialverhaltens. In einigen Fällen endet eine Referenz mit einer Würdigung, verbunden mit einem positiven Wunsch für die berufliche Zukunft.

Noch ein paar Worte zu den Ausstellern Ihres Referenz- oder Empfehlungsschreibens. Prinzipiell können diese Schreiben von jeder Person angefertigt werden, mit der Sie schon zusammengearbeitet haben. Die Wirkung ist bei beiden Textarten umso größer, je höher der berufliche Status der Person ist, die das Dokument ausstellt. Üblicherweise werden Referenzen oder Empfehlungsschreiben von Personen erstellt, die hierarchisch mindestens eine Position über Ihnen stehen (Vergleichen Sie auch den Beitrag bei Absolventa.de).

Empfehlungsschreiben und Referenz: Wie man ein Schreiben erhält

Wie beim Arbeitszeugnis ist es wichtig, dass Sie die betreffenden Personen rechtzeitig und mit ein wenig Vorlauf um ein Schreiben bitten. Denn auch ein gutes Empfehlungsschreiben oder eine gute Referenz brauchen eine gewisse Erstellungszeit. 

Denken Sie bei der Wahl des Ausstellers auch daran, jemanden zu wählen, der Sie persönlich kennt und bei dem Sie einen guten Eindruck hinterlassen haben. Stehen Sie noch im Angestelltenverhältnis, sollte zudem ein Vertrauensverhältnis zu der empfehlenden Person bestehen, so dass Ihr etwaiger Wechselwunsch nicht bekannt wird. Eine weitere gute Gelegenheit ist der Wechsel Ihres Vorgesetzten. 

Wie Sie im Job ein Empfehlungsschreiben oder eine Referenz erhalten:

  • Melden Sie sich persönlich via Telefon oder E-Mail bei Ihrem (ehemaligen) Chef oder Vorgesetzten.
  • Geben Sie an, für welche Positionen oder Stellen Sie sich empfehlen lassen wollen. Damit geben Sie dem Aussteller bereits eine grobe Richtung des Schreibens vor und erleichtern ihm so die Arbeit.
  • Für Arbeitnehmer, die gute Leistungen erbringen, wird gerne eine Referenz oder eine Empfehlung geschrieben. Halten Sie Beispiele Ihrer Leistungen bereit, damit Ihr Vorgesetzter diese direkt in das Schreiben einbauen kann. Das erleichtert ihm die Arbeit und Sie haben das Schreiben schneller in der Hand.

Sollte Ihr Arbeitgeber insolvent gegangen sein und Sie kein Arbeitszeugnis erhalten haben, wird es schwierig oder gar unmöglich, nachträglich ein Zeugnis zu erhalten. In diesem Fall sollten Sie ebenfalls Ihren ehemaligen Vorgesetzten oder Kollegen kontaktieren, um eine Referenz zu erhalten. Häufig bietet es sich in solchen Fällen an, den ehemaligen Kollegen als telefonischen Referenzkontakt anzugeben.

Referenzaussagen per Telefon

Die telefonische Referenzangabe ist eine gute Alternative, wenn es schwierig ist eine schriftliche Referenz oder Empfehlung zu erhalten. Sie bieten sich ebenfalls an, wenn Sie selbstständig oder freiberuflich tätig waren.
In diesem Fall erklärt sich die empfehlende Person bereit, dass man sie telefonisch kontaktieren kann, um sich Informationen über den Bewerber einzuholen. In der Regel werden Name, Position und Telefonnummer der empfehlenden Person in der Bewerbung angegeben.

Telefonische Referenzen bieten dem potenziellen Arbeitgeber den Vorteil, dass gezielte Informationen erfragt werden können, die in schriftlicher Form nicht sichtbar sind, aber für die zu besetzende Position von Bedeutung sein können.

Empfehlungsschreiben und Referenz: Welcher Bewerber braucht was?

Empfehlungsschreiben und Referenz sind für jeden Bewerber ein Gewinn, sei er Berufseinsteiger oder eine berufserfahrene Fach- oder Führungskraft. Ein Empfehlungsschreiben ist in der Regel etwas wertvoller, da es meist persönlicher ist und durch die investierte Arbeit des Erstellers eine besondere Wertschätzung für den Bewerber ausdrückt.

Skizzieren wir dennoch kurz, für welche Bewerbergruppen sich Referenzen und Empfehlungsschreiben besonders eignen:

  • Wie bereits an einigen Stellen erwähnt, sind Referenzen und Empfehlungsschreiben vor allem für ehemalige Angestellte notwendig, die vom ehemaligen Arbeitgeber kein Arbeitszeugnis erhalten haben oder keines mehr beantragen können. Das passiert häufig in Fällen, in denen der ehemalige Arbeitgeber insolvent gegangen ist.
  • Für Berufsanfänger, Praktikanten, Trainees oder studentische Hilfskräfte eignen sich Referenzen und Empfehlungsschreiben besonders, um Ihre persönlichen Eigenschaften hervorzuheben, gerade wenn Sie noch nicht über berufliche Erfahrungen verfügen.
  • Für Arbeitnehmer, die sich für eine Beförderung empfehlen lassen wollen, oder sich auf eine Führungsposition bewerben, können solche Schreiben hilfreich sein.
  • Trainees oder Bewerber, die im Ausland studiert haben oder Stipendiaten sind/waren, können mit einem Empfehlungsschreiben dokumentieren, dass sie Erfahrungen gesammelt und dabei unter Umständen Kollegen und Vorgesetzte von sich überzeugt haben.
  • Haben Sie im wissenschaftlichen Bereich gearbeitet und möchten in die Industrie, dann können Sie durch ein Empfehlungsschreiben oder eine Referenz dem neuen Arbeitgeber ihre aus dem wissenschaftlichen Bereich übertragbaren soft skills und Projekterfahrungen näher bringen.
  • Haben Sie freiberuflich gearbeitet oder waren Sie selbstständig, haben Sie kein Anrecht auf ein Arbeitszeugnis. Hier kann ein Empfehlungsschreiben oder die Referenz Ihres Kunden oder Auftraggebers ein wichtiger Ersatz für das Arbeitszeugnis sein.

Empfehlungsschreiben und Referenzen: Eine wertvolle Ergänzung für Ihre Bewerbungsunterlagen

Empfehlungsschreiben oder Referenzen sind eine wichtige Ergänzung zum Arbeitszeugnis und in manchen Fällen sogar ein wichtiger Ersatz. Sie betonen Ihre fachlichen Erfolge und geben Blick auf Ihre Persönlichkeit aus Sicht Ihres beruflichen Netzwerkes.

Etwas überspitzt formuliert kann man Empfehlungsschreiben und Referenzen als formales Vitamin B bezeichnen, das Ihnen Türen öffnen und Gesprächschancen verschaffen kann. 

Auch mit hervorragenden Arbeitszeugnissen ist es daher in Ihrem Interesse, sich gute Referenzen zu verschaffen. Und wenn Ihnen eine Stelle wirklich wichtig ist, kann ein Empfehlungsschreiben oder eine Referenz Ihren Bewerbungsprozess im Idealfall verkürzen. 

Stephanie Kowalski ist Geisteswissenschaftlerin. Als Bloggerin und freiberufliche PRlerin unterstützt sie kleine und mittelständische Unternehmen bei ihrer Kommunikation. Sie hat bereits in mehreren Blogs und Online-Magazinen Gastbeiträge zu den Themen Jobsuche und Bewerbung geschrieben.
In ihrem Blog Online PR Guide erklärt sie, wie man mithilfe bewährter PR-Strategien und moderner Online-Kanäle erfolgreich digital kommuniziert.

 

 

Zur kompletten Serie „Bewerbung und Jobsuche“:

  1. Wie fange ich mit der Jobsuche an? Erste Schritte im Bewerbungsprozess
  2. Wie Sie sich Ziele für die Jobsuche setzen
  3. Die Bewerbungsmappe – 7 Antworten auf häufige Fragen
  4. Das Anschreiben – Fixpunkt der Bewerbung oder überholtes Relikt
  5. Bewerbung nach DIN 5008 – Das Anschreiben
  6. Einleitungssätze im Anschreiben – aller Anfang ist schwer
  7. Wie überzeuge ich im Anschreiben inhaltlich?
  8. Die Gehaltsangabe in der Bewerbung
  9. Das Arbeitszeugnis in der Bewerbung – Teil 1
  10. Das Arbeitszeugnis in der Bewerbung – Teil 2

 

Dies ist der Karriereblog von LVQ.de. Hier schreiben Lars Hahn, Martin Salwiczek und Gastautoren. Die LVQ Weiterbildung gGmbH bietet Weiterbildungen für Fach- und Führungskräfte und Akademiker. Unser Vollzeitangebot mit anerkannten Abschlüssen kann zum Beispiel über den Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit gefördert werden. Besonderes Augenmerk legen wir auf Präsenzunterricht mit Dozenten aus der beruflichen Praxis und der weiterbildungsbegleitenden Unterstützung bei der Jobsuche.Das Angebot der LVQ Business Akademie richtet sich an Berufstätige und umfasst die Vermittlung fachspezifischer Themen aus dem gesetzlich geregelten Bereich. Inhouse-Seminare, Beratung und Schulungen für Unternehmen runden das Angebot der LVQ ab.Wenn Sie Fragen zu unserem Angebot oder Interesse an einer Beratung haben, rufen Sie uns einfach an!

 

 

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